API介接如何提升企業營運效率

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透過API介接實現企業前端系統與ERP系統串接數據即時又簡單

企業經營歷程依照實務需求導入各種系統,例如CRM客戶關係系統、EIP企業入口系統、POS系統、ERP系統、HR系統…等,由於各套系統可能是不同時期導入,又可能是不同的系統商,在系統整合串接上很有可能遇到困難與瓶頸,例如同樣的資料或是同一張單據在兩個(多)系統都要輸入,在此列舉兩個案例,並說明如何透過API介接達成數據即時且作業簡化。

案例一

A公司前端ERP系統由採購單位執行資產採購作業並執行資產驗收,但另一套不同系統商的固定資產管理系統是由公司管理單位使用,因此管理單位依據實際收到的資產驗收單手動輸入新購的資產資料到固定資產管理系統中,再做後續資產維護管理紀錄,進而產生傳票。

案例分析:

因為ERP系統與固資管理系統是不同時期導入且不同系統廠商,因此採購了新資產要先在前端ERP系統錄入資產再進行採購作業,而固定資產管理系統同樣再次輸入相同的資產資料,才能做資產管理進而做資產折舊。

API介接

 

案例二

B公司的同仁會透過前端EIP企業入口網站登打員工費用報銷與費用申請,再將單據印出附上原始憑證跑簽核流程。而財務單位收到簽核完成的紙本資料,再透過另一套不同系統商的ERP系統登打員工費用報銷與費用申請,後續再傳輸費用傳票。

案例分析:

透過EIP企業入口網站登打資料可以讓公司同仁方便做費用報銷與費用申請,而這些費用單據後續仍要由財務同仁錄入到ERP系統中再產生相應費用傳票。可以試想,如果每一位同仁於EIP企業入口網站登打的費用報銷與費用申請,保存資料後同時跳出電子簽核送審畫面,就可以省略印出紙本申請單,而憑證則是透過附件照片檔方式夾檔,憑證正本再送交財務單位留存,透過API介接即時在後端ERP系統中就即時產生相同的費用資料,如此一來就不需要到後端ERP系統中再紀錄一次費用報銷與費用申請,依據ERP系統有接收到的費用報銷與費用申請傳輸費用傳票,兩套系統API介接,可以讓兩套系統介接欄位的資料與金額完全相符,並且流程更加順暢。

API介接

整合兩個案例,企業都面臨同樣的資料卻要在多套系統間重複輸入,重複輸入除了耗時外也面臨輸入錯誤的風險,此時就可以評估透過API介接應用來解決耗時與輸入錯誤的兩點問題。

 

API串接剔除重複人工,減少錯誤

多套系統間若能夠將共同的資料互相API串接運用,可以剔除重複的人工作業,並且減少錯誤的發生。正航的API功能具有彈性調整且便捷設定的優勢(需由顧問協助設定),使用相容性高的JSON格式介接,介接系統對象可以依據正航API介接文件中提供的串接方法、資料結構進行驗證測試,系統接收資料後即回饋資料處理是否成功訊息。且API訊息在接收與回饋的過程中具有加密解密並驗證機制,更可保障企業的資料安全性。

 

透過系統間介接解決問題

若是各套系統運作順暢,一般來說是不會輕易汰換的。但若是每一套系統雖然都正常使用,但是資料卻要每一套都輸入過,各套系統再怎麼好用,還是會有重工的問題,每天多耗十分鐘重工,一個月就耗掉兩百分鐘在重工,因此不可不正視重工的問題。而為了解決重工問題進行系統淘汰更換又會是很高的企業成本,因此透過系統間介接很有可能會是解決問題的最佳方案。而企業實行系統介接會需要進行資安風險評估與前端系統功能調整,可能會有一段系統調整期,且原定的內部作業流程也會跟著異動,但功能上線後會為日常作業帶來便利且資料正確性更高。若有不同系統串接正航系統需求,模組化的功能可實現快速導入API介接,為企業帶來更高的營運效率。

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