資訊技術與存貨系統的整合管理
在現今商業蓬勃發展的階段，由於資訊科技的進步，企業必須有效地提升營運績效來增加本身與外在環境的競爭力。因此，近年來越來越多企業導入 ERP系統來達成資訊技術與存貨系統的整合管理，加速企業的回應效率、提升企業倉儲管理模式、減少工作流程延宕並且提升資料及存貨的即時性與準確性，增進企業總體效率及收益。在存貨管理上的複雜程度，對中小企業來說，如果有一套有效易行的存貨策略，將能大大降低存貨成本、提高營運效益。
找出適當的存貨管理策略，以減少存貨堆積的問題，再整合 ERP 系統來協助公司實現更好的採購政策，有效提升存貨管理、降低存貨水準與存貨成本。不僅滿足顧客對產品的需求，更能獲致企業最大的經濟效益，並進一步藉由人力控管改善品質問題與其他變數之可能。
存貨管理的目標是能夠適時、適地、適質、適量，以達成品質水準及降低存貨成本，提升企業營運績效之關鍵因素。為達成此目的，管理決策在於決定應採購多少數量及採購時機，使存貨總成本達成最佳化。
存貨的重要性
產品庫存是公司的資產，並與公司的財務方面有密切的相關。存貨數量的制訂對企業而言是非常重要的環節，貨品庫存量的不足可能會導致客戶抱怨而流失訂單；庫存量太多則會增加資金壓力，讓公司有較高的風險。在現實生活當中可能因為產量過多或產品即將過期的損耗問題，因此許多企業運用促銷活動刺激買氣，提早將這類產品出清，減少虧損。促銷活動不僅僅是提前將存貨出售，甚至更因此供不應求，出現缺貨的現象，那麼如果可以預測促銷活動下的產品存量，將有助於商家或企業減少成本。
但隨著公司追求利潤的導向下，相對其存貨成本亦將大幅上升，再加上近來景氣低迷、顧客需求的多樣性、訂單市場預測的困難性，成本的管控應更趨嚴謹，為了以獲得最低存貨成本為主要目標，良好的存貨控制能夠避免不必要的浪費、並有效降低成本的支出、提高獲利、增加企業競爭力。
異地存貨連結企業倉庫
第三地(國外)設置發貨倉庫，應憑會計師盤點資料認列銷貨收入。營利事業於國外設置發貨倉庫，於貨品輸出至發貨倉庫時，其經海關出口外銷貨物者，應按出口報單所載價格申報其零稅率銷售額，發貨倉庫的貨物在營利事業所得稅結算申報時已實際出售者，應按實際銷售價格調整營業收入，並檢附當地合格會計師或國內會計師赴國外發貨倉庫進行存貨盤點的盤點資料及簽證的收入調節表，就可以按發貨倉庫的實際銷售數量及金額認列銷貨收入，否則就會以營利事業出口至發貨倉庫的出口報單數量及金額認列銷貨收入。至於發貨倉庫的收入調節表，並無特定格式，但應能顯示自國內出口時申報的銷售金額及數量、在國外實際銷售的金額與數量及上開差額的調整數。
訂單管理系統的效益
利用正航系統的訂單模組功能將能完整紀錄採購流程，從請購到詢價到採購的全部過程都可利用單據建立並產生彼此勾稽關係，達到有效地降低整體採購成本的目標。例如，產品存量預估影響公司內各部門日常運作，因原物料不足，將導致公司生產製造流程無法順利進行，影響生產流程延宕、拖延進度；因為庫存商品的需求能否準時到位，最終會影響業務單位是否能符合客戶需求，若延遲交貨可能面臨客戶索賠、客戶抱怨、訂單流失，連鎖反應影響極大，所以此種情形則可透過相關報表進行產品存量預估和採購需求估算執行採購計畫。
訂單管理系統針對採購管理的主要功能：
- 採購需求估算
- 採購建議書
- 產品存量預估表
採購計畫
一位採購人員管理公司倉庫內多達數千種原物料、零組件、商品的採購作業，每一需求料件的請購狀況、採購狀況、需求數量和庫存數量等等交錯複雜，往往導致購料效率無法提升，而採購需求估算正是執行採購計畫的最佳工具。
除了計算實際接單的需求量來估算庫存無法滿足實際銷售需求的產品和其數量，也考量現有庫存量，並計算使用安全存量管理的產品目前的需求狀況。此外，需求估算的準確度也與原物料採購原始設定值有關，例如「增購基數」、「最低採購」（亦可稱為MOQ）、「安全天數」、「採購提前期」（亦可稱為Lead Time）…等等。最後再由採購人依照系統的建議，將估算結果直接轉採購建議書，進一步進行採購作業，並結合採購人員親身的實務經驗，以最簡便的方式達到最精準的效果。上述都是為了達到採購計畫的最高境界，「適時、適地、適量」，以達成品質水準及降低存貨成本，提升企業營運績效之關鍵因素，使存貨總成本達成最佳化。
統整報表一應俱全
除了能幫助我們簡化工作流程以及方便查詢外，採購人員最需要、最關心的報表彙整，也可以輕鬆透過系統所提供的採購相關報表，舉凡詢價日報表、採購狀況明細表、請購狀況明細表、產品存量預估…等報表資訊，這些不可或缺的統計報表系統也一應俱全，除了協助紀錄您與廠商的詢價資訊，更能幫忙有效掌握採購進度，確保商品能在時效內準時購入。在系統精準確實的數位化管理下，搭配完善的報表分析，讓採購人員能隨時掌握訂單以及採購狀況，使公司營運效益發揮到最大化。
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